SQLControlling Info I/2019

 

Sehr geehrte Anwenderin, sehr geehrter Anwender,

Auch im letzten Jahr haben wir unser Standardprodukt SQLControlling weiter verbessert und um weitere nützliche Funktionen ergänzt.
Wie gewohnt sind diese ohne Zusatzkosten im Wartungsvertrag Ihrer Module enthalten und laufen unter allen Betriebssystemen von Windows 10 bis hinunter zu Windows XP.

 

Historie der Stammdaten

Entsprechend der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen auch Änderungen an wichtigen Stammdaten wie Namen, Adressen und Bankverbindungen von Debitoren oder Kreditoren nachvollziehbar sein. So heißt es in den GoBD in Tz 89 (BMF-Schreiben vom 14.11.2014): „Neben den Daten zum Geschäftsvorfall selbst müssen auch alle für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten (Stammdaten, Bewegungsdaten, Metadaten wie z. B. Grund- oder Systemeinstellungen, geänderte Parameter), deren Historisierung und Programme gespeichert sein.“ Unser Datenmodell beinhaltet seit jeher eine Historiennummer für alle steuerrelevanten Stammdaten, um bei jeder Änderung die alten Daten als Historiensatz aufzubewahren. Nun kann man diese Historiensätze in der Programmoberfläche durchblättern um zu sehen, welche Daten bis wann gültig waren.

 

·          Speichern aller historischen Stammdaten für Kontonamen, Adressen, Bankverbindungen, Umsatzsteuer-IDs, externe Kundennummern, Vorgaben für  Skontobedingungen, Steuer, Kostenstellen, Kostenträger, Mahnungen und weitere Kontoinformationen

·          Durchblättern durch die Historiensätze mit Anzeige des Datums der Änderung

·          Kenntlichmachung der Historiendaten durch farbliche Markierung und Hintergrundtext „Historie“

 

Platzhalter für Haupt- und Konzernwährung in Bildschirmtabellen und Drucklisten

 

Die Spaltenüberschriften in unseren Bildschirmtabellen und Drucklisten sind frei definierbar. Oft wird „EUR“ über die Spalten für die Hauptwährung und „USD“ über die Spalten für die Konzernwährung geschrieben. Für Mandanten mit USD als Hauptwährung und EUR als Konzernwährung passt das dann aber nicht. Deshalb gibt es nun die Möglichkeit, **HW** für die Hauptwährung und **KW** für die Konzernwährung zu schreiben. Diese Platzhalter werden dann abhängig vom Mandanten durch die richtige Haupt- bzw. Konzernwährung ersetzt.

 

·          **HW** wird durch das Kürzel für die Hauptwährung des Mandanten ersetzt

·          **KW** wird durch das Kürzel für die Konzernwährung des Mandanten ersetzt

·          In allen definierbaren Bildschirmtabellen und Drucklisten

Beispiel für eine Bildschirmtabelle mit EUR als Hauptwährung und USD als Konzernwährung:

Die gleiche Bildschirmtabelle sieht für einen Mandanten mit USD als Hauptwährung und EUR als Konzernwährung folgendermaßen aus:

 

 

Druck aller Bankverbindungen für den Automatischen Zahlungsverkehr im Stammdatenprogramm

·        Auswahl ob nur die erste AZV-Verbindung eines jeden Kontos oder alle gedruckt werden sollen

·        ggf. eine eigene Kontozeile für jede AZV-Verbindung

·        für Konten ohne AZV-Verbindung Druck einer Kontozeile mit leeren entsprechenden Spalten

·        Anzeige des Währungskurzzeichens oder „ALL“ bei für alle sonstigen Währungen gültigen AZV-Verbindungen

·       Selektion und Sortierung nach den Spalten der AZV-Verbindung möglich

Weitere neue Programmfunktionen:

·         Im Automatischen Zahlungsverkehr ist es möglich, über die SEPA-Datei einen Hashwert zu berechnen und diesen auf den Begleitzettel zu drucken. Damit soll sichergestellt werden, dass die SEPA-Datei zwischen Erzeugen und Einlesen ins Bankprogramm nicht verändert werden kann.

·         Im OP-Listen-Programm gibt es eine neue OP-Auswahl (Speziell) "Kontosaldo zum Stichtag". Hier kann für Stichtagslisten eine Bedingung für den Kontosaldo zum Stichtag angegeben werden. Ist die Liste keine Stichtagsliste, so hat diese Selektion keine Wirkung.

·         Druck der Positionen in der Umsatzsteuervoranmeldung im Stammdatenprogramm

 

 

Automatische Klassifizierung und Verbuchung von Rechnungen aus Dokumenten (lizenzpflichtig)

Seit über 10 Jahren ist unsere Finanzbuchhaltung SQLControlling mit dem Dokumentenmanagementsystem enaio von Optimal Systems, einem der Marktführer auf dem Bereich des Enterprise Content Management (ECM), integriert. Nun haben wir das durch die Integration mit der Klassifizierungssoftware smartFIX erweitert. Sie analysiert die gescannten oder per Mail empfangenen Rechnungen und extrahiert die Rechungsdaten in eine XML-Datei. Diese wird zusammen mit dem Dokument übernommen und automatisch verbucht.

 

 

  • Automatische Extraktion der Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Belegdatum, Währung, Betrag, Steuer u.v.m. inklusive Nachbearbeitungsmöglichkeit
  • Erkennung des Mandanten und der Kreditoren-Kontonummer anhand des Namens, der Adresse, Bankverbindung oder sonstiger Kennzeichen über eine automatisch aus der Buchhaltung aktualisierte Datenbank
  • Automatische Erstellung der Buchungsvorschläge
  • Überprüfung und Freigabe der Buchungsvorschläge über eine Maske im Dokumentenmanagementsystem oder im vorgelagerten Buchungsstapel des Buchhaltungssystems
  • Übernahme ins Rechnungseingangsbuch oder direkt in die Finanzbuchhaltung
  • Das PDF-Dokument der Rechnung wird automatisch voll verschlagwortet im Dokumentenmanagementsystem abgelegt
  • Integration in einen Workflow zum Rechnungsdurchlauf

 

Können sie sich auch andere Anwendungen vorstellen, oder benötigen sie auf Ihre unternehmerischen Bedürfnisse hin maßgeschneiderte Erweiterungen bestehender Funktionalitäten? Kein Problem; fragen Sie einfach bei uns an. Dank unseren langjährigen Erfahrungen speziell in Buchhaltung, Schifffahrt und Dokumentenmanagementsystemen realisieren wir gerne Ihre Projekte termingerecht und in höchster Qualität.

 

Viele Grüße aus München, Ihr SQLControlling Team