Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio von Optimal Systems ermöglicht die einfache Ablage und das schnelle Wiederfinden von Dokumenten aller Art in einer übersichtlichen Baumstruktur. Der Documentviewer bietet eine schnelle Vorschau. Über eine Suchmaske oder die Dokumententyp-übergreifende Volltextsuche kann man gezielt nach einzelnen Stichworten suchen. Workflows, Wiedervorlagen und Abonnements sorgen für stabile Abläufe. Zusatzmodule wie OS Capture analysieren die Dokumente und ermöglichen die automatische Verschlagwortung. Die Replikation oder ein Web-Client ermöglichen den Zugriff von unterwegs bei Gewährleistung höchster Datensicherheit. Selbstverständlich genügt die Archivierung durch enaio allen gesetzlichen Anforderungen an Revisionssicherheit.
Arbeitserleichterung durch Automatismen
Bereits standardmäßig sind in enaio zahlreiche Automatismen enthalten. Listen, Baumstrukturen, direkte Datenbankzugriffe, Cross-Checks und Tooltips lassen sich bequem über den Editor definieren. Die Rechteverwaltung schützt Ihre Dokumente vor unberechtigtem Zugriff. Frei definierbare Workflows unterstützen routinemäßige Arbeitsabläufe.
Zusätzlich kann man Events in VB Script programmieren. Beispiele hierfür wären der automatische Strukturaufbau und dessen Aktualisierung, die Übernahme von Daten in die Verschlagwortung aus dem Kontext, zusätzliche Sicherheitsüberprüfungen und der Start von Fremdprogrammen.
In die Programme von Microsoft Office wird automatisch eine Documents4Work-Menüleiste intergriert, mit der Sie direkt auf Funktionalitäten aus enaio zugreifen können, z.B. das gerade bearbeitete Dokument einchecken, ändern, Änderungen verwerfen oder Varianten anlegen. Ebenso leicht werden Daten daraus angezeigt, wie Indexdaten, Standort öffnen, Historie, Notizen usw. Enaio bietet Ihnen Dialogunterstützung und den Datenaustausch auf Feldebene sowie Aktionen wie den Start eines Workflows.
E-Mails aus Outlook werden dialogunterstützt über die Menüleiste archiviert. Alternativ erfolgt die Übernahme mittels 'Drag and Drop'. Dabei übernimmt enaio bestimmte Felder selbständig in die Verschlagwortung. Die Synchronisation mit einem Exchange-Server bietet weitere komfortable Möglichkeiten.
Enaio bietet eine umfangreiche Programmierschnittstelle über COM. Damit kann es leicht in Fremdprogramme integriert werden. So ist beispielsweise die Ablage von Dokumenten aus anderen Programmen, die Übernahme von Daten in die Verschlagwortung und der Aufbau der Registerstrukturen einschließlich der Verlinkung auf mehrere Register möglich. Ebenso können andere Programme die Dokumente und deren Verschlagwortungsdaten selektieren und diese direkt anzeigen. Die Berücksichtigung der Zugriffsrechte des jeweiligen Benutzers ist dabei selbstverständlich.
Vollständige Integration
Durch die vollständige Integration läuft das DMS nur noch im Hintergrund, während Sie weiterhin mit ihren gewohnten Programmen auf Ihrer vertrauten Oberfläche arbeiten. Dadurch sinkt der Schulungsaufwand, und eine schnelle Akzeptanz ist gewährleistet. Weil alle Programme direkt auf das Dokumentenmanagementsystem zugreifen, gibt es keine Datenredundanz. Der schnell mögliche Einsatz spart Zeit und Geld.
Seit über 10 Jahren sind wir Vertriebspartner des Dokumentenmanagementsystem-Herstellers Optimal Systems, so dass Sie von uns das Dokumentenmanagementsystem, unsere Standardprodukte, Ihre Individuallösung und deren vollständige Integration aus einer Hand bekommen.
Vorteile von enaio im Vergleich zu anderen DMS
Allein mit denen schon im Programm enthaltenen Funktionalitäten bieten sich umfangreiche Möglichkeiten. Diese können durch die COM-Schnittstelle noch erweitert werden. Enaio hat ein intelligentes Datenmodell mit einer eigenen Datenbanktabelle für jeden Dokumententyp und einer weiteren für die Volltextsuche. Das sichert eine sehr gute Performance bei moderatem Hardwareaufwand und überschaubaren Kosten.