Das Funktionsspektrum dieser Finanzbuchhaltungssoftware geht weit über einfaches Buchen, Kumulieren und Ausdrucken von Rechnungswesendaten hinaus.
Hohes Volumen an Buchungen, internationale Geschäftsbeziehungen, Konzernzugehörigkeiten – für jedes Anforderungsprofil Ihres Unternehmens liefert msg die passende parametrisierte Lösung.
Erweiterbarkeit
Alle Module von SQLControlling sind grundsätzlich mandantenfähig und nachträglich integrierbar. Referenzmandanten ersparen zeitraubende Eingaben bei der Neuanlage.
Auswertungen
Auswertungen können vom Benutzer frei definiert und an seine Anforderungen angepasst werden. Listen, die erst morgen definiert werden, zeigen die Daten der Vergangenheit in der neuen 'Zukunftsform' an. Alle Werte können in Hauptwährung, in Konzernwährung sowie in den Buchungswährungen oder auch pro Buchungswährung umgerechnet in Hauptwährung angezeigt werden. Die Listen können über diverse Strukturen wie z.B. Mandanten, Kontenbereiche, Kostenstellen und Kostenträger abgerufen werden. Grafische Darstellungen machen die Zahlen anschaulich.
Währungen
SQLControlling ermöglicht eine beliebige Anzahl von Währungen. Umrechnungen und automatische Buchungen wie Kursdifferenzen übernimmt das System. Die Hauptwährung, eine Parallelwährung und bis zu 5 Konzernwährungen sind frei wählbar. Unterschiedliche Haupt-, Parallel- oder Konzernwährungen für die einzelnen Mandanten sind kein Problem.
Listengenerator
Auch Listen für Salden, Kontobewegungen, Offene Posten usw. kann der Benutzer frei definieren. Selbstverständlich wird das System mit einem Satz von Standardlisten ausgeliefert, die auch angepasst werden können.
Benutzergruppen und Rechte
Benutzer werden Benutzergruppen pro Mandant zugeordnet. Die Rechteverwaltung liegt bei der Benutzergruppe und kann vom Endanwender angepasst werden. Die Benutzeroberflächen werden ebenfalls auf Benutzergruppenebene verwaltet. Benutzergruppen, die nur bestimmte Informationen abfragen dürfen, sehen in ‘ihrem’ Programm auch nur die für sie zugelassenen Informationsblöcke.
Integration
SQLControlling bietet bidirektionale Datenaustauschmöglichkeiten oder den direkten Zugriff auf Datenbestände bzw. Funktionalitäten anderer Systeme an. So ist sichergestellt, dass alle den gleichen Informationsstand haben. Die Integration kann über Schnittstellen, durch gemeinsamen Zugriff auf ausgewählte Datenbanktabellen oder durch direkten Aufruf von Funktionen aus anderen Systemen erfolgen.
Dokumentenmanagement
Hier bietet SQLControlling eine besonders tiefe Integration. Alle wichtigen Funktionen der Dokumentenablage lassen sich direkt aus der Anwendung durchführen. Beim Buchen werden die Dokumente automatisch vollständig verschlagwortet im Dokumentenmanagementsystem abgelegt. Die Dokumente zu den Buchungen oder zu OP-Listen können dann direkt vom Buchhaltungssystem aus wieder angezeigt werden. Über Suchmasken kann man vom Buchhaltungssystem aus seine Dokumente finden. Vom Dokumentenmanagementsystem aus kann man bei entsprechender Berechtigung die zugehörigen Buchungssätze anzeigen. Dokumentenablage und Rechnungswesen erhalten über die automatischen Einträge aus SQLControlling die gleiche typische Struktur des Rechnungswesens.
Währungen
Ländergrenzen sind schon lange keine Aktivitätsgrenzen mehr. Geschäftliche Verbindungen erfolgen nach den Kriterien des Nutzens und der optimalen Machbarkeit. Abrechnungen erfolgen daher zwangsläufig immer mehr in verschiedenen Währungen. Währungsvorgänge, die schnell und komfortabel im Rechnungswesen abzubilden sind.
Die Währungsfunktionalitäten müssen schnell an die sich stetig ändernden Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Es muss intern vorbereitet sein, diese zukünftigen Anforderungen schnell zur Verfügung stellen zu können. Mag die Währungsproblematik auch im jetzigen Geschäftsablauf noch keine oder keine große Rolle spielen, so kann sich dies von einem Tag auf den anderen ändern.
Die Fremdwährungsbuchhaltung der msg unterstützt alle Vorgänge. Neue Währungen können in SQLControlling schnell und einfach angelegt werden. Innerhalb eines Buchungsbelegs können mehrere Währungen vorkommen. Jeder Offene Posten kann mit jeder anderen Währung ganz oder teilweise ausgeglichen werden. Ebenso ist eine Bewertung der Offenen Posten nach dem Niederwertprinzip enthalten.
Buchungen werden immer in der Originalwährung durchgeführt, alle notwendigen weiteren Umrechnungen erfolgen automatisch.
Neben der Hauptwährung (z. B. EUR) gibt es die Möglichkeit, alle Buchungen und Salden in einer Parallelwährung mit fixem Kurs oder bis zu fünf Konzernwährungen mit variablen Kursen (z. B. USD) zu führen. So ermöglicht SQLControlling die Darstellung der gesamten Buchhaltungszahlen in den unterschiedlichen Währungskreisen. So stehen alle betriebswirtschaftlichen Auswertungen jederzeit unmittelbar vollständig in Hauptwährung, Parallelwährung und Konzernwährung zur Verfügung. Die Haupt-, Parallel- und Konzernwährungsbeträge werden auf Einzelbetragsebene zu den aktuellen Tageskursen umgerechnet und in der Datenbank hinterlegt. Jede Bewegung und jeder offenen Posten enthält die Einzelbeträge in Brutto, Netto und Steuer in diesen Währungen zusätzlich zur entsprechenden Buchungswährung des Einzelbelegs. Entsprechend werden die Konten- und die Kostenstellensalden in den einzelnen Währungen geführt.
Haupt-, Parallel- und Konzernwährung werden pro Mandant festgelegt. So kann man im gleichen System sowohl Mandanten mit der Hauptwährung Euro und der Konzernwährung USD als auch mit der Hauptwährung USD haben. Die Eingabe der Währungskurse erfolgt dabei zu einer fixen Basiswährung, z.B. Euro. Auch die Übernahme der Währungskurse aus Dateien oder aus dem Internet ist möglich.
Kostenrechnung
Die Kostenrechnung in SQLControlling ist in das Rechnungswesen vollständig integriert. Buchungen gleich welcher Art können mit Kostenstellen und/oder Kostenträgern zusätzlich gekennzeichnet werden. Die vollständige Verknüpfung ermöglicht immer den Zugriff auf die tiefste Ebene - die einzelne Buchung – bei der Kontrolle und den Auswertungen. Die zusätzlichen kumulierten Saldendarstellung in Haupt-, Buchungs- und Konzernwährung zeigen die schnelle Gesamtdarstellung.
Kostenstellen und Kostenträger können als freie Kennzeichnungen abweichend von der klassischen Definition eingesetzt werden. Kostenstellen lassen sich beispielsweise als ‚Schiffe‘ in einem Mehrschiffsmandanten und die Kostenträger als die entsprechenden ‚Reisen des Schiffs‘ verwenden.
Die zusammenfassende Strukturierung der Kostenstellen und Kostenträger erfolgt unabhängig von der Kennzeichnung und ist nicht durch feste Ziffern- oder Zeichenwechsel vorbestimmt. Diese freie Strukturierungsmöglichkeit erlaubt es, veränderte Zuordnungen einfach und schnell den geänderten Gegebenheiten entsprechend anzupassen. Strukturen sind in Anzahl, Strukturtiefe und Umfang unbegrenzt.
Die Verknüpfung und Gliederung erfolgt über allgemeine Baumstrukturen.
Die von der Darstellung der Kostenstellen und Kostenträger unabhängigen und in der Anzahl nicht begrenzten Strukturen ermöglichen es, auch angedachte Veränderungen in neuen Strukturen zu erfassen. Alle Auswertungen zur Bewertung der
neuen Strukturen sind parallel zu den gültigen abrufbar. Dies gilt für alle Vergangenheitsdaten, soweit sie auf die Kostenstellen gebucht wurden. Die Strukturen können jederzeit für weitere Zwischensummen, auch in der Tiefe, erweitert werden.
Die Verknüpfungen zwischen Kostenstellen und Kostenträgern lassen sich über eine Zeitachsenzuordnung durchführen, sowohl von der Kostenstelle aus, der nur bestimmte Kostenträger zugeordnet sind, oder auch wahlweise von dem Kostenträger aus, dem nur bestimmte Kostenstellen zugeordnet werden können.
Buchen
Die Flexibilität des Buchungsvorgangs ist wesentlich für die komfortable und schnelle Datenerfassung der Belege im Rechnungswesen. Neben fest vorgegebenen Standarderfassungsmasken erlaubt es SQLControlling, diese in weitem Maße an bestehende oder gewünschte Vorgaben parametrisiert anzupassen. Der Anwender kann jederzeit neue Buchungskreise hinzufügen oder bestehende an geänderte Vorgaben anpassen. Eine zusätzliche Tabellenbuchung im Stapelverfahren rundet die vielfältigen Möglichkeiten für die Schnellerfassung ab.
Über die zusätzlichen Möglichkeiten der Buchung der Rechnungen in einem Rechnungseingangsbuch lassen sich auch die zu erwartenden Aufwendungen im System darstellen. Individuelle Auswertungen und die wahlweise Übernahme dieser in einem Nebenbuch geführten Rechnungen in die betriebswirtschaftlichen Auswertungen runden die genaue Darstellung des Zahlenwerks ab.
In vielen Fällen liegen die zu buchenden Belege in Form einer EXCEL- oder ASCII-Datei vor. Für dieses Format enthält SQLControlling eine Übergabeschnittstelle. So entfallen eine doppelte Erfassung und die damit verbundenen Fehlermöglichkeiten.
Buchungsdaten aus externen Systemen lassen sich per SQL-Datenbank direkt in einen Zwischenbereich einspielen, der dann von SQLControlling per Programmabruf automatisch in die echte Buchhaltung übernommen wird.
Gleich wie die Daten zur Buchung übergeben werden, alle Buchungen laufen intern über den gleichen Buchungsprozess mit all seinen Plausibilitätssteuerungen und dem integrierten Regelwerk. So ist sichergestellt, dass alle Buchungen nach den gleichen Grundregeln ablaufen.
Buchungen stellen die Basis für alle folgenden Auswertungen dar. Nur eine detaillierte Bewegungsdarstellung gestattet eine differenzierte spätere Analyse. Über die vier möglichen Belegnummern, die Kostenstellen und Kostenträgerzuordnungen sowie die differenzierten Betragsformate in den verschiedenen Währungen pro Buchungszeile wird dies ermöglicht.
Einige gemeinsame Eigenschaften aller Buchungskreise sind z. B.:
- Buchen in mehreren Jahren und Perioden parallel
- Beliebige Splittingbuchungen
- Gliederung des Buchungsvorgangs in einen Buchungskopf, der alle Informationen enthält, die für den ganzen Beleg gültig sind sowie die einzelnen Buchungszeilen
- Automatisches Anlegen von Konten während des Buchungsvorgangs bei vorheriger Definition im Referenzmandanten
- Der schnelle Mandantenwechsel im Buchenprogramm ist möglich
- Die Saldenänderungen werden beim Buchen online in Hauptwährung, Fremdwährung und Leitwährung angezeigt
- Die Darstellung der Buchungsmaske für die einzelnen Buchungsschemata ist separat anpassungsfähig
- Das Aussehen der Buchungsmasken wird auf Feldebene frei definiert. Pro Buchungsvorgang ist online über Drag und Drop definierbar, welche Felder angesprochen werden sollen, wo sie in der Maske ihren Platz haben sollen und in welcher Reihenfolge die Felder angesprochen werden.
- In einem Beleg können verschiedene Währungen angesprochen werden. Diese werden automatisch zum aktuellen Kurs in die Hauptwährung, die Konzernwährung und in die Leitwährung des Belegs umgerechnet
- Automatischer OP-Ausgleich mit Kursdifferenzbuchungen
SQLControlling deckt den Buchungsbereich von 1:1-Buchungen über 1:n-Buchungen zu komplexen Bankbuchungen komfortabel ab.
Dialoginformationssystem
Die Bildschirmansichten zur Anzeige der Kontobewegungen und Offenen Posten lassen sich frei designen. Alle Felder der jeweiligen Übersicht lassen sich in der Selektionsmaske mit entsprechenden Bedingungen versehen. Dadurch sind fast alle Suchmöglichkeiten darstellbar. Es gibt Aufrufmöglichkeiten, bei denen der Ursprungsbeleg wieder zusammengeführt wird oder alle Buchungen zu einem Offenen Posten angezeigt werden. Die Salden von Konto, Kostenstellen- bzw. Kostenträgerkombination in allen Währungen, Bewegungen und offenen Posten des Kontos, die bei Doppelklick auf eine Zeile angezeigt werden, vervollständigen die Informationsbereitstellung.
Die Tabellenanzeige und die Suchfelder können dabei individuell bestimmt werden. Die unterschiedlichen Tabellensichten werden in der Datenbank hinterlegt und können je nach Anforderung über die Auswahl in einer Combobox ausgewählt werden.
Auch die Anzeige von Kontosalden, insgesamt, pro Währung oder pro Kostenstelle, ist so möglich. Alle Übersichten können auch mandantenübergreifend abgerufen werden.
Vielfalt
Freie Kontenrahmen |
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Buchungskreise |
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Sonderbuchungsformen |
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Buchungsanalyse |
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Druckausgaben |
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OP-Verwaltung |
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Automatischer Zahlungsverkehr |
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Automatische Meldungen |
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Währungen |
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Flexible Auswertungen |
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Kostenrechnung |
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Integration |
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GDPDU |
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Benutzerrechte |
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Anzeigeformatierung der Übersichten |
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Individuelle grafische Oberfläche |
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Steuerfreie Version |
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