Keine Kompromisse - nur wer seine Softwarelandschaft modular aufbaut und überall die jeweils am besten passenden Programme auswählt, bekommt für alle Bereiche die optimale Lösung. Genau auf die Bedürfnisse zugeschnittene Software mit hoher Akzeptanz motiviert die Mitarbeiter und steigert die Produktivität. Gegenüber monolithischen Komplettpaketen, die in der Regel auch nicht benötigte Teile enthalten, sparen modulare Ansätze bares Geld.
Allerdings arbeiten Systeme verschiedenerHersteller nicht immer reibungslos zusammen. Deshalb ist einer unserer Schwerpunkte die Integration völlig unterschiedlicher Programme.
Bei der Integration gibt es verschiedene Stufen:
- Austausch von Daten über Dateien oder Schnittstellentabellen
- gemeinsamer Zugriff auf ausgewählte Datenbanktabellen
- vollständige Integration unterschiedlicher Programme bis hin zur Bedienung über eine gemeinsame Benutzeroberfläche
Beispiel einer vollständige Integration
Ein gutes Beispiel für eine vollständige Integration ist die zwischen unserem Buchhaltungssystems SQLControlling und dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio vom Hersteller Optimal Systems.
Eingangsrechnungen werden mit einem Barcode gekennzeichnet und eingescannt. Beim Erfassen des Rechnungseingangsbuchs oder beim Buchen erfolgt die Zuordnung der Dokumente über ein Barcodelesegerät innerhalb des Buchungsvorgangs. Die Ablage im DMS mit vollständiger Verschlagwortung aus den Buchungsdaten erfolgt beim Buchen automatisch. Nach Abschluss der Buchung kann die Rechnung im DMS beim Personenkonto- und bei jeder Sachkontenbuchung des Belegs angezeigt werden. Gleich an welcher Stelle eine Buchungsbewegung im System abgerufen wird, das automatisch zugeordnete Dokument ist sofort per Mausklick sichtbar. Beim Einsatz des Rechnungseingangsbuch ist die Eingangsrechnung sofort nach Eintreffen im Haus im System sichtbar, archiviert und während des Prozesses der Rechnungsprüfung verfolgbar.
Die Ablage im Dokumentenmanagementsystem erfolgt vollautomatisch. Das Einscannen und das einmalige einfache Einlesen der Barcodenummer beim Buchen sind alle Schritte, die für die vollständige GDPDU-sichere Ablage und Informationsabfrage notwendig sind. Durch diese beiden kleinen Schritte stehen alle Informationen in detaillierter Form in SQLControlling und im Dokumentenmanagement enaio zur Verfügung.
Das zu einer Buchung oder einem Offenen Posten gehörende Dokument kann vom Buchhaltungssystem aus direkt wieder angezeigt werden. Zu einem Konto oder zu einem Zahllauf im Automatischen Zahlungsverkehrs kann man ebenfalls die Dokumente aufrufen. Auch die Suche nach völlig freien Selektionskriterien ist vom Buchhaltungssystem aus möglich und einfacher als im DMS selbst.
Sämtliche Druckabrufe, also Auswertungen, Saldenlisten, Bewegungslisten, OP-Listen, Umsatzsteuervoranmeldungen usw. können automatisch verschlagwortet direkt im DMS abgelegt werden.
Die Buchhalter können so mit ihrer gewohnten Benutzeroberfläche arbeiten und die Funktionalitäten des DMS nutzen, das selbst nur noch im Hintergrund läuft. Neben der integrativen Verknüpfung der beiden Systeme stehen dem Anwender natürlich auch alle weiteren Möglichkeiten der OS-Software enaio zur Verfügung.
Die Integration funktioniert in beide Richtungen. Bei entsprechender Berechtigung kann man sich auch im DMS von der Verschlagwortungsmaske eines Dokuments aus die zugehörige Buchung im Buchhaltungssystem anzeigen lassen. Sollen Dokumente manuell abgelegt werden, kann man bei der Verschlagwortung auf Daten aus der Datenbank zugreifen.
So verbinden sich SQLControlling und die OS-Software enaio zu einem optimal integrierten System, gleich von welcher Seite man auf Dokumente zugreift.